CheckedID voor payrollers

Als u voor medewerkers van uw opdrachtgever de juridische werkgeversrol middels een payroll constructie overneemt, dient u zelf hun identiteit vast te stellen. Deze verificatieplicht is vastgelegd in onder meer het SNA-keurmerk dat is gebaseerd op de NEN 4400-1 norm.

Voor u als payroll organisatie bevindt de payrollkracht zich meestal op afstand. Het is toegestaan om de identiteitsvaststelling door een derde, bijvoorbeeld uw opdrachtgever (de inlener) te laten verrichten. Deze dient volgens de normering aan eisen voor identiteitsvaststelling te voldoen, met name op geldigheid van het ID-document, vermijden van persoonsverwisseling en vastleggen van de uitgevoerde controle.
CheckedID biedt hiervoor dé oplossing: een snelle, gebruiksvriendelijke én goedkope manier om de identiteit van iemand door een derde vast te stellen, waarbij voldaan wordt aan de hierboven genoemde richtlijnen. En voor u de zekerheid dat dit conform de richtlijnen is gebeurd. In één keer goed. Daarnaast borgt CheckedID ook dat er geen datalekken kunnen ontstaan tijdens het verificatieproces. Een datalek kan ontstaan als persoonsgegevens in handen vallen van iemand die deze niet zou mogen hebben. De kans hierop wordt aanzienlijk vergroot door de manier waarop informatie van ID-documenten vandaag de dag vaak worden uitgewisseld. Denk bijvoorbeeld aan:

  • het fotograferen van ID-documenten op een smartphone: deze foto’s staan op de telefoon en worden vaak niet (tijdig) gewist en vervolgens automatisch gekopieerd naar de (persoonlijke) cloudopslag;
  • het opslaan van de foto op een PC om vervolgens te mailen of uploaden via een website: deze foto’s worden vaak niet (tijdig) van de PC verwijderd;
  • het kopiëren van een ID-document op een kopieermachine: de meeste kopieermachines hebben geheugens die niet regelmatig worden gewist;
  • het versturen en ontvangen van kopieën van ID-documenten via Whatsapp: deze blijven vaak zowel in de app staan maar worden ook gekopieerd naar de fotogalerij op de telefoon en geback-upt naar de (persoonlijke) cloud;
  • het versturen van kopieën van ID-documenten via email: deze blijven vaak in de mailbox staan en worden niet (tijdig) gewist.

In het kader van de AVG zijn dit onwenselijke situaties: u heeft als verwerkingsverantwoordelijke geen inzicht in en controle op waar persoonsgegevens zich bevinden. Tevens ontvangt u met CheckedID als resultaat van de verificatie een beveiligd rapport waarmee u te allen tijde kunt aantonen dat de identiteitsverificatie zorgvuldig heeft plaatsgevonden.

CheckedID realiseert significante kostenbesparingen voor u door:

  • De payrollkracht betrouwbaar en zorgvuldig te laten verifiëren door een derde waardoor niet onnodig tijd wordt verloren en kosten worden gemaakt met reizen en/of wachten;
  • Indien u al gebruik maakt van een digitale identiteitsverificatiedienst, het tot nul kunnen reduceren van het aantal rejects waardoor minder handlingskosten vereist zijn door uw medewerkers en uw payrollkrachten niet meerdere keren benaderd hoeven te worden;
  • Indien uw medewerkers de identiteitsverificatie handmatig uitvoeren, het niet meer hoeven trainen van uw medewerkers in het controleren van identiteitsdocumenten, en het vermijden van kosten voor controleapparatuur en documentatie;
  • Een significante vermindering van uw inspanningen om de opslag van persoonsgegevens die u wettelijk mag verzamelen inzichtelijk te maken en te houden.

Kortom, gemak, snelheid én zorgvuldigheid. En u straalt uw professionaliteit uit richting opdrachtgevers en payrollkrachten. Benieuwd hoe dit voor u zou kunnen werken? Zend ons vandaag nog een verzoek voor een afspraak!